L’estate è ormai arrivata e nelle aziende è tempo di organizzare i turni per le ferie…
Ciò significa lavoro extra per i responsabili HR o per gli stessi amministratori, che spesso finiscono per “impazzire” di fronte alla mole di richieste.
Ma non c’è da temere, basta pianificare tutto per tempo e prevenire qualsiasi forma di malumore!
Come organizzare al meglio le ferie in azienda ed evitare problemi
Il momento della chiusura aziendale, se prevista, coincide spesso con scadenze fiscali. Per questo è necessario organizzarsi per tempo e chiudere tutte le faccende in sospeso.
Quando anche i responsabili HR godranno delle meritate ferie, il rischio di cadere in incombenze e dimenticanze è sempre alla porta, ma ci sono alcuni piccoli e preziosi consigli da tenere a mente.
“Organizzazione, organizzazione, organizzazione” come mantra
Il primo passo da compiere è informare i dipendenti delle “misure” previste per il periodo estivo.
Parliamo di eventuali cambiamenti di orari e turni, gestione delle assenze, copertura di lavori e commissioni.
Il responsabile delle risorse umane, inoltre, dovrà avvisare i dipendenti specificando il periodo in cui si assenterà, individuando una persona che eventualmente lo sostituirà temporaneamente.
Pianifica il prima possibile le ferie
É fondamentale cercare di dare forma al piano ferie quanto prima. Entro aprile o maggio, possibilmente, così da schedulare attività e scadenze entro le date in cui la maggior parte dei dipendenti si assenterà.
Nel caso di grandi aziende, inoltre, è indispensabile che manager o team leader organizzino in anticipo le ferie del proprio gruppo, onde evitare la sovrapposizione di assenze del personale atto alle stesse mansioni.
La pianificazione anticipata aiuta ad arginare eventuali malumori e richieste di ferie eccessive. Sei stanco di dover pianificare le ferie con la vecchia carta e penna o con il classico file Excel?
Forse è arrivato il momento di abbracciare la digitalizzazione e trasformare l’azienda. Come? Dotandoti di un software gestionale HR semplicissimo da usare. Ce ne sono tantissimi sul mercato, è vero, ma noi vorremmo suggerirti il nostro. Si chiama BadgeBox ed è pensato per aiutare i professionisti a gestire le giornate lavorative con maggiore efficienza.
Il nostro sistema, infatti, raccoglierà le richieste di ferie del personale, in modo tale che il responsabile HR o l’amministratore possano verificare eventuali eccessi in determinati giorni. Comodo come bere un bicchier d’acqua, no? E non è finita qui!
Segna in anticipo le date da ricordare
Ci sono scadenze fiscali, amministrative o organizzative che coincidono con il periodo estivo? Sì, quasi sempre. Anche in questo caso la prevenzione è nostra amica.
Bisogna verificare le scadenze importanti in anticipo: ci sono dipendenti con contratti in scadenza? Conti o tasse da saldare, fatture da rivedere?
Con un buon software gestionale sarà possibile gestire tutte le scadenze creando eventi sul calendario aziendale, condividerli con il personale e sincronizzarli con Google Calendar.
Un sistema semplice e intuitivo capace di semplificare al massimo il durissimo lavoro di HR e responsabili amministrativi.
Provare per credere: la gestione aziendale non è mai stata così semplice!
